Módulos del ERP para bodegas VinoTEC

modulo de gestion de VinoTECVinoTEC Gestión

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VinoTEC incluye todos los módulos de gestión empresarial disponibles en Dynamics 365 Business Central, la nueva generación del ERP Microsoft Dynamics NAV. De él toma la funcionalidad de gestión, a la que incorpora capacidades técnicas específicas del módulo vitivinícola para administrar con agilidad los procesos de elaboración y crianza analizando su impacto en los procesos administrativos, financieros, logísticos, de marketing o ventas, entre otros.

Las funcionalidades de gestión más sobresalientes de VinoTEC se concretan en:

  • Contabilidad. Contabilidad financiera y analítica; presupuestos contables; esquema de cuentas; tesorería; presupuestos de liquidez; consolidación...
  • Activos Fijos. Gestión de A/F: altas, distribución, reclasificación, seguros, mantenimiento.
  • Bancos y Cartera. Bancos, cheques, conciliación bancaria; cartera de cobros y pagos; SEPA; SII.
  • Ventas y Cobros. Gestión de clientes; pedidos y facturación de ventas; descuentos; envíos; transportistas; devoluciones, etc.
  • Compras y Pagos. Gestión de proveedores; pedidos y facturación de compras; descuentos en compras; direcciones de pedido; devoluciones; representantes.
  • Existencias y almacén (SGA). Gestión de productos; atributos; múltiples almacenes; unidades de almacenamiento; listas de materiales; kitting; transferencia entre almacenes; productos sustitutivos; referencias cruzadas; productos sin stock; ubicaciones; seguimiento de productos; picking; ensamblado...
  • Proyectos. Presupuestos; Capacidades; Recursos
  • Recursos Humanos; cualificaciones, ausencias y bajas.
  • CRM y Marketing. Gestión de contactos; perfiles; interacciones; campañas.
  • Otras: multi-empresa; multi-divisa; multi-idioma; acceso desde PC, navegador web y dispositivos móviles; análisis por dimensiones; Intrastat... La base tecnológica de Dynamics 365 Business Central hace de VinoTEC un software en constante evolución plenamente compatible con otras soluciones Dynamics (CRM Ventas - Servicio al Cliente - Marketing), Power BI y las aplicaciones de Office 365. VinoTEC es una solución sectorial certificada por Microsoft Corporation.

modulo de campo, fincas y parcelas de VinoTECCampo | Fincas y Parcelas

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La aplicación permite llevar un control exhaustivo de las propiedades de las parcelas; de la evolución de viñedo (recogida de datos con dispositivos y partes de observaciones); de los trabajos realizados en el campo por los agricultores (partes de trabajo) y de los productos consumidos. El módulo de campo permite:

  • Gestionar y controlar toda la explotación, que puede agrupar varios proyectos vitícolas o parcelas. Es posible extrapolar las observaciones realizadas sobre un proyecto vitícola o parcela (conocida como parcela piloto) al resto de las parcelas de la explotación.
  • Conocer el detalle de cada una de las parcelas. A través de un sistema de fichas de parcelas se configuran de forma flexible y ordenada todos los datos importantes de los viñedos: nombre, dirección, código postal, población y provincia; fecha de plantación de la viña; nº de la cartilla de la empresa donde está registrada la finca; nº agricultor, etc.
  • Registrar, a través de los partes de trabajo vitícolas, el consumo de recursos y productos imputables a los viñedos que son propiedad de la bodega. El uso de los partes de trabajo de campo es el paso previo a la obtención de unos costes de cosecha correctos.
  • Gestionar partes de observaciones. Son documentos informativos en los que se reflejan las observaciones realizadas sobre las parcelas o proyectos vitícolas. Los principales parámetros observables son los estados fenológicos, los meteorológicos y las plagas.

Adicionalmente pueden incorporarse al módulo capacidades de visualización gráfica utilizando tecnología GIS que posibilita:

  • Analizar la información espacial con mapas vectoriales.
  • Trabajar con formatos de imagen vectoriales o ráster (formatos de imagen georreferenciados, como BMP, GIF, JPG, PNG).
  • Visualizar y manejar (mediante búsquedas, filtrados y tablas) la información asociada a los mapas vectoriales y sus distintas capas para: consultar gráficamente la información; realizar mapas temáticos ("vistas") con información útil sobre espacios topográficos; elaborar estudios y comparativas entre mapas (cosechas, fechas, meteorología, plagas...).
  • Dibujar diversos tipos de mapas:
    • Mapas de características. Dibujan los datos informativos y las propiedades de las fichas de parcelas. Son ejemplo los mapas temáticos de variedades plantadas, sistemas de conducción, tipo de suelo... a los que es posible aplicar filtros para conseguir información detallada que facilite el análisis de la información asociada.
    • Mapas de observaciones. Plasman la información recogida a trasvés de las observaciones meteorológicas (lluvia, granizo, nieve...) y, por extrapolación matemática, calculan el valor e impacto para la parcela.
    • Mapas de labores. Los partes de trabajo de campo son una fuente de información valiosísima para la bodega: permiten reflejar en un mapa el coste total para una determinada campaña, el total de kilogramos de producto con el que hemos abonado una determinada parcela, el coste persona/recurso por parcela...
    • Mapas de analíticas. Muestran los resultados de las pruebas analíticas que se han hecho en cada una de las parcelas.

modulo de vendimia de VinoTECVendimia

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Este módulo permite incorporar de forma automática a los procesos de gestión los datos recogidos a través de básculas electrónicas y analizadores; así, en el momento de la entrega, el agricultor y la bodega pueden conocer cuáles han sido los parámetros obtenidos (cantidad, grado, estado sanitario, etc.) y generar los tickets de entrega. En cualquier caso, se trabajará con cartillas de viticultores y precios individualizados para cada viticultor.

VinoTEC permite la definición de penalizaciones e incentivos para las entregas. Con ello es posible potenciar la calidad en las entregas de uva (vendimia seleccionada) y llevar control sobre las producciones máximas permitidas, aspecto clave para aquellas denominaciones cuyos Consejos Reguladores exigen este tipo de control. El módulo de vendimia incluye la facturación a los agricultores, la obtención del listado de declaración de cosecha, anexos oficiales, y atiende las solicitudes de los agricultores para los ajustes en el proceso de facturación (traspasos de la facturación entre agricultores).

Conceptos clave del módulo:

  • Ficha del agricultor: formulario diseñado para dar de alta a los agricultores con los que la bodega mantiene relación.
  • Ticket de vendimia. Funcionalidad desarrollada para agilizar las entregas de uva durante la temporada de vendimia y recoger información referente a consejos reguladores, agricultores, y analíticas de calidad realizadas a la uva.
  • Reparto de vendimia. Proceso que permite hacer todo tipo de repartos entre los agricultores que realizaron las entregas y los que finalmente acabarán facturando.
  • Facturación de la vendimia. Automatización del proceso de generación de facturas a los agricultores partiendo de las entregas de uva efectuadas, las relaciones familiares o contractuales, y los traspasos que se hayan definido entre ellos.
  • Vendimia seleccionada: Control de cajas, palets y otros recipientes entregados a los agricultores para la realización de la vendimia. Proceso de selección y categorización de la uva entregada por los agricultores.
  • Rendimientos. Control, durante el periodo de vendimia, de las cantidades entregadas por cada uno de los agricultores, y gestión de las cartillas de viticultor que disponen cada uno de ellos. Avisos en caso de que la producción máxima sea superada.

modulo de bodega de VinoTECBodega

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Este módulo atiende la funcionalidad de la elaboración del vino en bodega.

Su funcionamiento se articula en torno a los partes de bodega, que juegan un papel fundamental para imputar costes directos a la producción de cada uno de los graneles; para la gestión de la trazabilidad de cada lote de producto, y para el registro de las analíticas enológicas (grado, PH, índice de color, acidez, etc.).

El módulo posibilita el seguimiento de la ficha técnica de producto asociada a cada una de las partidas de vino y la gestión de depósitos, naves de barricas, botelleros u otro tipo de almacén que se tenga configurado en la bodega. La generación de los documentos de acompañamiento (EMCS) y de los resúmenes semanales / mensuales es otro de los puntos destacables.

Funcionalidades clave del módulo de bodega:

  • Partes de trabajo de bodega: coupages, tratamientos, trasiegas, etc., manteniendo el coste de los productos que salen de la elaboración y, con el uso de los lotes, su trazabilidad.
  • Laboratorio. La generación de estadísticas basadas en los análisis relacionados con productos, lotes, depósitos, proveedores, parcelas... es una actividad primordial para el control de la elaboración de vinos.
  • Gestión individualizada de barricas y depósitos visualizada en 3D: facilita la visualización de las existencias de forma intuitiva.
  • Gestión de los distintos tipos de ubicaciones que se pueden encontrar en una bodega: depósitos, naves de barricas o almacenes, consiguiendo un control más preciso de las existencias de la bodega y del estado en el que se encuentra cada uno de los productos.

modulo de embotellado de VinoTECEmbotellado

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Con el módulo de envasado se realizan las operaciones de embotellado y etiquetado. Contempla la definición de los escandallos de cada uno de los productos que intervienen en el proceso de producción (botella, corcho, granel, etiqueta, contra, cápsula, etc.). Los escandallos se pueden configurar con productos y recursos (coste/hora línea de embotellado, personal, etc.).

La funcionalidad de VinoTEC permite definir para cada producto cuál va a ser el sistema de reposición (compra u orden de producción), política de fabricación (contra pedido o contra stock) y sistema de planificación (política de reaprovisionamiento, ciclo de reaprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad, stock máximo y mínimo, etc.). Se podrán generar órdenes de envasado referentes tanto a vino vestido como a botellero, y quedará automatizado el descuento de las materias primas y auxiliares. En la operativa se dan de baja las materias primas utilizadas durante el proceso de envasado y se da entrada a los productos resultantes, regulando al mismo tiempo el stock de cada uno de los componentes. El usuario puede intervenir en todo momento en el proceso seleccionando materias sustitutivas o realizando ajustes en las cantidades consumidas.

Adicionalmente, cuenta con capacidades de previsión y planificación de la producción (reposición) a través de la gestión de la demanda de compras. Permite calcular una planificación de cambio neto o una planificación regenerativa utilizando los métodos de cálculo de demanda MPS (permite conocer en base a los pedidos de venta y los pronósticos de demanda qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos deben tenerse terminados) y MRP (sistema de planificación de la producción y de gestión de stock que responde a las preguntas qué, cuánto y cuándo fabricar y/o aprovisionar).

modulo de trazabilidad de VinoTECTrazabilidad

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Este módulo se gestiona en torno a los árboles de trazabilidad diseñados para cada una de las partidas sobre las que se decida llevar control de trazabilidad (graneles, corchos, botellas, producto enológico, etc.). Bastará un simple clic de ratón para exigir que en el manejo de un determinado producto sea siempre necesario incorporar un número de lote que identifique la partida utilizada. La gestión de trazabilidad permite llevar un control de la trazabilidad hacia adelante, de la trazabilidad hacia atrás, y de la trazabilidad de los costes asociados al proceso productivo y comercial.

La ficha técnica de trazabilidad permite conocer la información resumida originada con la trazabilidad del producto y lote indicado atendiendo a sus orígenes (variedades, agricultores, parcelas), crianza (depósitos, tipos de barrica, origen, añada, etc.) y a los trabajos realizados en los procesos de elaboración.

La gestión de la trazabilidad con VinoTEC presenta un registro visual exhaustivo de todos los movimientos que ha sufrido un producto durante el proceso productivo -desde su entrada en bodega en forma de uva hasta su despacho en forma de caja- y su expedición comercial (preparación de pedidos con terminales móviles). De este modo se extiende el concepto de trazabilidad más allá del proceso productivo, cubriendo los destinos de cada uno de los lotes de productos y de cada una de las unidades vendidas a cada cliente. Así se mejora el control de la red comercial.

modulo de libros, declaraciones e impuestos de VinoTECLibros, Declaraciones. Contabilidad de Existencias

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VinoTEC permite elaborar de forma sencilla toda la documentación y dejarla relacionada con los documentos de su gestión de compras, ventas e, incluso, de almacén. La aplicación es capaz de sacar listados, emitir soportes telemáticos y mostrar la información para que manualmente se rellenen los libros oficiales, en aquellos casos en los que no es posible crear soportes telemáticos presentables por Internet a las Autoridades.

Se contemplan, entre otros, los siguientes documentos:

  • Libros de Agricultura: Libro de despacho | Libro de envasado y embotellado | Libro de etiquetado | Libro de entrada y salida de graneles | Libro de procesos de elaboración | Libro de prácticas enológicas.
  • Otras declaraciones (ejemplos): Libro de movimientos VTCYL. Libro de movimientos y existencias Toro, Ribera de Duero.
  • Impuestos y declaraciones: Impuesto del vino (Modelo 553) | Declaración de Ecovidrio, Ecoembes | Declaración de Intrastat | Modelo 190 | Modelo 193 | Modelo 347, 349 | Modelo 303, 390, 340 (IVA) | Modelo 551 | Modelo 521, etc.
  • Contabilidad de Existencias: Libros de IIEE: Libros de materias primas | Libros de productos elaboración | Libros productos terminados, 553 | Libro precintas

modulo de EMCS de VinoTECEMCS

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El módulo tramita los documentos de acompañamiento electrónicos (e-DA) estableciendo comunicación con los servicios informáticos de la AEAT. Funcionalidades:

  • Creación de expediciones: Permite informar con agilidad los documentos de acompañamiento con datos del expedidor, destinatario, productos, etc.
  • Tipos de comunicación: Permite parametrizar la gestión de los documentos en función del mercado destino (nacional, Unión Europea o exportación).
  • Entorno de test / operaciones: Utilice el entorno de test para validar el EMCS antes de hacer las expediciones y evitar contratiempos que demoren el envío.
  • Envío de borradores: Se trata del mensaje que recopila toda la información relacionada con la expedición (expedidor, destinatario, líneas, embalajes, etc.). Si la AEAT valida el borrador, Hacienda asignará un Identificador Único (ARC) con el que las autoridades de los distintos estados identificarán el envío.
  • Cancelación de expediciones: Siempre y cuando la mercancía no haya sido expedida, será posible hacer una cancelación del envío que anulará el identificador único de la expedición.
  • Cambios de destino: EuroEMCS permite modificar tanto el destinatario de la mercancía como el lugar de entrega.
  • Ultimación de expediciones.
  • Contestación a los mensajes: EuroEMCS traduce a un sistema comprensible todos los mensajes (xml) de la AEAT (borrador, cancelación, etc.).
  • Bandeja de mensajes: Recepciona todos los mensajes en los que nuestra empresa figure como expedidora o destinataria de la mercancía.
  • Presentación de explicaciones: Ante una demora por parte del expedidor o del destinatario, la AEAT solicitará un mensaje de explicaciones para conocer las causas del retraso.
  • Mantenimiento de históricos: Permite gestionar el histórico de envíos para ser consultado en cualquier momento.

modulo de calidad de VinoTECCalidad

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El módulo de gestión de calidad está desarrollado bajo la Norma ISO 9001 y proporciona un sistema de control basado en los principios generales del ARCPC (Análisis De Riesgos y Control de Puntos Críticos). Este módulo se fundamenta en dos pilares:

1. Control de Calidad.

  • Control de Producto: comprende certificaciones y controles basados en inspecciones y ensayos de recepción, fabricación y almacenaje.
  • Control de Proveedores: gestiona la homologación, evaluación y análisis de rendimiento.
  • Control de Equipos y Activos Fijos, sirviéndose de las calibraciones, evaluaciones y gestión de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Control de Personal basado en la capacitación, acreditación, formación personalizada, titulaciones, suplencias y vida laboral.
  • Control de Documentos para el registro, control de copias y posibles revisiones.

2. Seguimiento, Análisis y Mejora:

Proporciona datos actualizados para una toma de decisiones rápida y fiable. Las incidencias de no conformidad, acciones correctivas y preventivas, reclamaciones... forman parte del conjunto de herramientas que permiten identificar y corregir las condiciones adversas a la calidad, investigar las causas y determinar acciones futuras.

modulo de grandes superficies y EDI de VinoTECGrandes Superficies - EDI

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Este módulo complementa la operativa comercial incluida en la gestión de Dynamics 365 Business Central | Microsoft Dynamics NAV para agilizar las transacciones de las empresas bodegueras con la gran distribución. Sobresalen los siguientes desarrollos:

  • Comunicaciones con plataformas EDI.
  • Gestión de distribuidores. Permite la creación de abonos de compensación a los distribuidores por entregas que han hecho en nombre de la bodega.
  • Personalización de productos para la gran superficie.
  • Descuentos promocionales de venta atendiendo a campañas en vigor.
  • Gestión de muestras y obsequios entregadas a diversos destinatarios.
  • Presupuestos de venta: establecimiento de objetivos de venta por cada uno de los vendedores, grupos de mercado o clientes y comparación con la evolución de las ventas reales.
  • Control de estuches (Kits).
  • Cargos adicionales de las grandes superficies.
  • Cuentas de explotación por cliente.

modulo de cooperativas de VinoTECCooperativas

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El módulo de Cooperativas gestiona la información de los socios relativa a su catastro, al capital social aportado y al control de las ventas realizadas por la cooperativa a sus socios. VinoTEC dispone de una herramienta para realizar liquidaciones anticipadas y pagos a los socios de una determinada campaña. Además, permite generar el cálculo para cada uno de los socios de la liquidación definitiva de la campaña.

Funcionalidades clave:

  • Compra centralizada de producto fitosanitario a los socios.
  • Gestión de compra-venta de hidrocarburos (gasóleo A B, gasolinas), para facilitar la facturación automatizada a cada socio de la lecturas de los postes de servicio.
  • Sección de crédito a los socios mediante tres tipos de gestiones:
  • Libretas de ahorro, en las que se harán ingresos y reintegros por parte de los socios o por parte de cotitulares autorizados.
  • Libretas de imposiciones: permite realizar imposiciones asociadas a cada una de las libretas.
  • Préstamos garantizados. La cooperativa puede conceder préstamos garantizados en función del valor de la cosecha o de imposiciones abiertas que tenga el futuro prestatario.

modulo de portal del viticultor de VinoTECPortal del viticultor

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Se trata de un portal web que permite establecer comunicaciones con los viticultores y socios cooperativistas y compartir con ellos de forma segura información recogida en el sistema de gestión (detalles de parcelas | información de rendimientos | desgloses de entregas | facturación pendiente de compras o ventas | capital social asociado a cada socio o agricultor...).

modulo de e-commerce y tienda online de VinoTECE-commerce | Tienda online para bodegas

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VinoTEC se sincroniza con tiendas online desarrolladas en Prestashop, Magento, Woocommerce...

Funcionalidades destacadas:

  • Mantenimiento del catálogo de productos. Desde VinoTEC se determina qué productos están disponibles para la venta en la tienda online y se controla en tiempo real el stock de los productos solicitados.
  • Gestión de tarifas y descuentos. VinoTEC gestiona las tarifas y descuentos aplicables en la tienda on-line para que los clientes compren a precio de tarifa, precios personalizados, o se beneficien de las campañas de descuento aplicables en cada momento.
  • Sincronización de clientes. Alta en el ERP de nuevos clientes procedentes del e-commerce para bodegas y actualización de información de clientes ya existentes (ej. e-mail, teléfonos, direcciones de entrega, etc.).
  • Generación de pedidos en VinoTEC a partir de pedidos online. La integración de la tienda online con VinoTEC hará que, una vez confirmado y abonado el pedido por parte del comprador, éste sea traspasado al ERP para que pueda ser procesado y servido.

modulo de compras ventas de VinoTECTPV

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Los terminales de punto de venta (TPV) permiten gestionar cada una de las cajas de forma independiente, emitir sus documentos de forma personalizada (pedidos, albaranes, facturas, abonos, tickets) y realizar las tareas de cuadre y arqueo de caja con total control y diferenciación de cada puesto. El módulo permite la gestión de almacenes, el control de la disponibilidad de existencias, el uso de lectores de códigos de barras, la monitorización de las sesiones iniciadas por los usuarios autorizados y la introducción de datos de manera táctil.

El trabajo con el TPV se apoya en la disponibilidad de informes que simplifican el control de las operaciones comerciales en tienda, mostrando todos los documentos de venta generados hasta al momento de cierre, clasificándolos, y agrupando subtotales según el tipo de documento y la forma de pago empleada.

modulo de Business Intelligence de VinoTECBusiness Intelligence | BI

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Un uso eficiente de los sistemas de gestión se consigue en el momento en el que el directivo o responsable de área es capaz de transformar, sin quebraderos de cabeza, datos de negocio (ej. analíticas enológicas, niveles de producción, información de ventas y gastos, consumo de recursos, etc.) en información relevante para la toma de decisiones.

Esta información se actualiza en tiempo real y presenta en múltiples formatos (listados, informes, gráficos, geomapas, indicadores semafóricos...) la situación de cada dimensión del negocio. Así es posible analizar su evolución, realizar comparativas (periodos, competidores, situación de mercado...), identificar tendencias, o profundizar en las razones que han promovido los cambios.